Independente do tamanho da sua empresa, uma coisa é certa: uma hora ou outra, todos têm que cortar despesas, todos passam por um momento de aperto. Mas você sabia que há uma maneira de cortar despesas e manter a gestão financeira da empresa de forma saudável?

Talvez você pense que cortar custos em um grande empreendimento seja mais fácil já que normalmente eles têm uma reserva. Mas nas pequenas empresas, também deve haver margem para cortes.

Por isso é tão importante gerenciar as finanças. 

Só fazendo isso é que você conseguirá enxergar o momento certo para diminuir as despesas e ver como é possível fazer isso sem prejudicar seu fluxo de operações. Esse exercício deve ser feito continuamente para que os cortes sejam feitos de forma eficiente nos momentos de crise. 

No artigo de hoje vamos mostrar algumas formas de cortar despesas com planejamento, além de dar dicas práticas de redução de consumo para que você possa passar por essa fase sem maiores problemas. Confira! 

E, uma boa leitura!

Por onde começar?

Primeiro é preciso entender que existem maneiras de promover a redução de custos em sua empresa de forma inteligente, sem prejudicar os processos. Vejamos como fazer isso:

Acompanhamento de custos 

Se você já tem uma gestão financeira que funciona, já é o primeiro passo para conseguir planejar o corte de custos de forma certeira. 

Mas mesmo assim é preciso que o orçamento seja analisado continuamente, e verificar principalmente se o faturamento está adequado para a cobertura das despesas. 

Isso inclui verificar: a folha de pagamento, o pagamento dos tributos, o pagamento de fornecedores, os custos fixos (como aluguel, contas de energia e água) e os investimentos. 

Planejamento do orçamento de gastos 

O planejamento de gastos é fundamental para que você consiga ter um panorama completo dos custos da empresa, principalmente em períodos de crise econômica. 

O empresário precisa conhecer todas as suas despesas para poder tomar decisões sobre áreas com possíveis excessos, para conseguir enxugá-las quando for necessário. O olhar do gestor deve se voltar às despesas de áreas menos estratégicas para o negócio ou com atividades que não tem dado retorno esperado. 

A folha de pagamento também merece um olhar diferenciado. Se for necessário demitir pessoas, é preciso fazer uma análise profunda sobre os cargos, ou seja, será que será possível substituir essas pessoas, com a mesma qualidade de serviço que aceitem trabalhar a um custo menor?

Por esses motivos, o planejamento orçamentário deve conter informações sobre fluxo de caixa, demonstrativo de resultados e balanço patrimonial. 

Negociação de dívidas 

A maioria das empresas que estão cortando despesas também estão endividadas, normalmente em função do atraso de pagamento dos fornecedores. Como os contratos de prestação de serviços e venda de produtos geralmente preveem cobrança de juros, tanto a produção como a relação com os parceiros de negócios podem ficar prejudicadas. 

Por isso, para cortar despesas é preciso se antecipar a essa cobrança de juros, renegociar os pagamentos para que nem a sua empresa e nem o fornecedor fiquem prejudicados com toda essa reformulação que está ocorrendo. 

Faça propostas que contemplem novas condições de pagamento e prazos diferenciados, mas aqui merece um ponto de atenção: só proponha o que você realmente consiga cumprir, pois se por acaso você descumprir o que já foi renegociado, sua dívida vai virar uma bola de neve e você terá prejuízos financeiros maiores, fora a relação com o fornecedor que ficará totalmente prejudicada. 

Avalie também o uso de cartões de crédito. Eles podem ser os melhores amigos do empresário, mas também podem ser vilões. 

Se você estiver recorrendo aos cartões para cobrir despesas, tente opções com juros menores como financiamentos bancários por exemplo. Pode ser uma saída menos onerosa em um momento difícil. 

Corte nos lugares certos 

Às vezes chega um momento em que o corte de despesas é inevitável, então lembre-se que é preciso fazer uma análise cuidadosa para que essa redução seja eficiente e nas áreas certas.

Como falamos acima, o ideal é escolher os setores menos estratégicos para serem alvos dos cortes, preservando as áreas e os projetos prioritários para que os processos não sofram prejuízos. 

Algumas empresas, por exemplo, ao se ver em dificuldade a primeira coisa que cortam é o marketing, quando deveriam estar fazendo exatamente ao contrário! Pense bem: se você precisa aumentar o faturamento, não pode diminuir as verbas de divulgação, mas sim avaliar formas estratégicas de atingir seu público gastando menos. 

Como fazer cortes nas microempresas?

Nas microempresas, onde você tem apenas um, dois funcionários ou nenhum, também há formas de diminuir os custos. Confira quais são:

Verifique seu sistema de iluminação 

As lâmpadas de LED podem ser utilizadas em toda a empresa como forma de reduzir custos com energia. Elas são muito mais econômicas, o que contribui diretamente para a redução da fatura de energia. Você pode começar por aí.

Sensores de presença também acabam com aquele problema de luz ligada sem ninguém estar presente no local. Eles podem ser utilizados para ar-condicionado, luz ou ventilador. 

Invista em tecnologia

Existem várias tarefas hoje que podem ser desempenhadas com eficiência e economia por softwares e sistemas informatizados. 

Muitos deles estão focados em tarefas repetitivas, como emissão de documentos fiscais e outras tarefas operacionais, que permitem que você utilize os colaboradores, se você tiver, em outros cargos mais estratégicos. 

Avalie softwares e licenças pagas

Não estamos dizendo que você deve utilizar softwares sem licença, mas será que você está utilizando tudo o que realmente compra? É preciso analisar quais programas são realmente necessários e quais podem ser cancelados. 

Também é recomendado buscar novas alternativas no mercado, que sejam mais econômicas e também tragam soluções boas para a sua empresa, bem como a utilização de softwares gratuitos de alta qualidade que podem ser adotados em funções mais básicas

Agora que você já tem uma ideia de onde e como cortar despesas de forma inteligente e estratégica dentro da sua empresa, é essencial que você saiba como desenvolver também um bom controle financeiro, para que essa despesa cumpra com o seu objetivo e uma cultura de gestão eficiente de custos seja implementada na sua empresa. 

Faça uma planilha de controle de gastos e acompanhe a evolução da redução de custos.

Dessa forma, certamente, você terá o resultado que busca com essa medida. 

Exata BPO: Terceirização Financeira

A Exata BPO foi criada com o objetivo de cuidar do departamento financeiro do seu negócio, diminuindo custos e deixando o empresário com o foco na sua atividade final. 

Somos uma empresa especializada em terceirização de serviços financeiros, que faz parte do grupo APG, com profissionais capacitados que atuam no segmento financeiro há quase 20 anos, fomentando a produção e auxiliando os clientes nos processos internos. 

Então, se você está precisando de ajuda entre em contato com a Exata BPO, clicando no botão abaixo!