Independentemente do tamanho da sua clínica, toda clínica médica precisa ter um setor financeiro bem organizado, principalmente a parte do contas a pagar e receber. 

Isso inclui a adoção de ferramentas que agilizam o processo e permitem a análise de resultados, bem como a previsão de faturamento e pagamentos futuros. 

Neste artigo, vamos falar sobre a importância de organizar o setor de contas a pagar em clínicas médicas e oferecer algumas dicas sobre os principais aspectos que devem ser observados para uma boa gestão financeira.

Boa leitura!

A organização do setor e as obrigações financeiras 

A falta de controle do dinheiro que entra e sai, é um grande risco para o bom funcionamento de qualquer negócio, pois podem resultar em prejuízos que afetam o crescimento da empresa e a manutenção da sua competitividade, mesmo que seja uma clínica médica. 

As contas a pagar se referem às obrigações financeiras que as empresas têm com impostos, fornecedores e outros. A análise desse fluxo é essencial para garantir uma visão geral dos negócios e permitir as tomadas certas de decisões. 

Mas para isso, é preciso utilizar métodos, técnicas e ferramentas que ajudam na organização e controle dos dados financeiros. Vejamos algumas dicas a seguir de como controlar melhor a saúde financeira da sua clínica médica:

Faça um planejamento financeiro 

Um bom planejamento das finanças possibilita uma visão a longo prazo para equilibrar as contas, e evita que o caixa se comprometa com pagamentos que antecedem os recebimentos. Além disso, essa ação permite decisões mais estratégicas, pois assim você pode negociar os prazos para pagamentos de fornecedores, já estimando os recebimentos. 

Registre o fluxo de caixa 

Depois de ter um planejamento financeiro em mãos, a primeira coisa a ser feita é o registro de todos os tipos de pagamentos realizados pela clínica médica. Os recebimentos também devem ser registrados. 

Com o contas a pagar todo registrado, fica possível identificar e classificar as despesas, em despesas diretas, que são os gastos com mão de obra e matéria prima, e despesas fixas que são os pagamentos de salários, contas de água, luz e outros. 

O contas a receber também deve ser registrado, pois assim você saberá todo o valor que está entrando, toda receita que está sendo obtida com a venda de produtos e serviços. Devem ficar registradas também as entradas previstas, ou seja, os valores que a clínica ainda não recebeu, mas vai receber de pacientes. 

É importante que as despesas e receitas sejam categorizadas e estejam visíveis em relatórios, tanto de convênios médicos quanto de atendimentos realizados como opção de particular. E que sejam incluídos nesses relatórios as despesas do dia a dia, os investimentos em equipamentos, materiais e outros gastos. 

Facilitação do pagamento antecipado 

Clínicas que oferecem parcelamento nos serviços prestados podem adotar uma boa estratégia de recebimento, oferecendo benefícios para quem paga à vista ou até antes do vencimento. 

Conceder descontos e benefícios ajuda a sua empresa a reduzir inadimplências e atrasos e motiva os pacientes a manterem os pagamentos em dia. Antecipar os recebimentos também favorece o caixa da clínica, pois ela receberá o valor antes do tempo previsto e com isso garante mais capital de giro. 

Essa ação pode servir como estratégia para fidelizar e atrair mais pacientes. 

Tenha fluxos e processos estabelecidos 

Para uma gestão financeira eficiente, é preciso estabelecer processos e fluxos. Mas o que isso quer dizer?

Registros, controle e análise do contas a pagar e tudo o que envolver informações previstas sobre o negócio deve ser desenhado! É importante definir como os lançamentos no caixa serão agrupados, a fim de obter dados que permitam uma visão mais global do negócio. 

E como fazer isso?

Esse controle não é difícil de se fazer, basta que você inicie com a classificação das entradas e das saídas e identifique as receitas e as despesas do negócio. Assim, os débitos e os créditos da clínica serão organizados por meio de um plano de centro de custos ou plano de contas. 

Adquira um software para gestão financeira 

Não há nada de errado com os livros caixa ou as planilhas de Excel, mas com a correria do dia a dia de uma clínica, fica praticamente impossível imaginar todo o controle financeiro de uma clínica sendo feito manualmente. Além de exigir muito tempo, fica suscetível a várias falhas. 

Atualmente a tecnologia proporciona ferramentas completas, e dispõe de softwares especializados para clínicas, que fazem controle de serviços financeiros, com análises e relatórios segmentados.

Como dissemos, por conta de toda a correria de uma clínica, nós sabemos que não é tão simples realizar tudo isso sozinho! E por isso é aconselhável que uma equipe especializada esteja ao seu lado, e nisso, a Exata BPO pode te ajudar!

Quais as vantagens para os pacientes?

Quando o setor financeiro de uma clínica é bem cuidado e é organizado, o atendimento ao paciente aumenta a qualidade e nível de humanização. Com a clínica toda sob controle, sobra tempo para que o paciente receba toda a atenção que ele precisa, e isso é possível porque o profissional não precisa se preocupar com outras questões. 

Uma gestão eficaz do financeiro da clínica faz com que sobre dinheiro para fazer constantes investimentos como investir em uma internet mais rápida, ou em uma sala de espera mais confortável, entre outros.  E no final, a experiência da jornada do paciente naquela clínica será a mais promissora possível. 

Quando o profissional entende que a gestão financeira deve ser feita de forma adequada, isso desencadeia uma série de benefícios para outras áreas, e o bem-estar dos pacientes é priorizado aqui. 

Com a ajuda de uma terceirização financeira especializada em médicos, como a Exata BPO, o profissional consegue focar no que realmente importa e deixar de lado a burocracia e parte da atividade operacional. Clique no botão abaixo para saber um pouco mais sobre nós!

Exata BPO: Terceirização Financeira

A Exata BPO foi criada com o objetivo de cuidar do departamento financeiro de sua clínica, diminuindo custos e deixando o médico com o foco na sua atividade final. 

Somos uma empresa especializada em terceirização de serviços financeiros, que faz parte do grupo APG, com profissionais capacitados que atuam no segmento financeiro há quase 20 anos, fomentando a produção e auxiliando os clientes nos processos internos. 

Então, se você está precisando de ajuda entre em contato com a Exata BPO, clicando no botão abaixo!